Fünf Arten von Buchhaltungen

Finanzbuchhaltung

Wir unterscheiden fünf Arten von Buchhaltungen die im Folgenden näher erläutert werden. Die Finanzbuchhaltung bildet den Kern des Buchhaltungsprozesses. Hier werden sämtliche finanziell relevanten Buchungen, die eine Auswirkung auf den Gewinn des Unternehmens haben, aufgezeichnet. Um die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und uns zu optimieren haben wir die Software „Unternehmen Online“ der DATEV e.G. im Einsatz. Diese Software läuft im Browser Ihres Windows PC´s und baut über einen USB-Stick eine sicheren VPN-Verbindung zum DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg auf. Mit Unternehmen-Online werden Belege nicht mehr im Pendelordner transportiert sondern der Buchhaltungsprozess wird insgesamt oder in Teilbereichen digital und sicher abgewickelt. Sie entscheiden, welche Bausteine Sie selbst nutzen und welche Sie auf uns übertragen möchten. Dabei werden Belege durch faxen/scannen digitalisiert oder bereits vorhandene elektronische Dokumente in einem gemeinsamen System bereitgestellt. Die Belege bleiben stets bei Ihnen im Hause. Im Minimalfall faxen Sie uns die Belege und Ihre Bank liefert uns die Kontoumsätze, alles Weitere übernehmen wir. Mit Unternehmen-Online verfügen Sie und wir damit über die gleiche aktuelle Datenbasis und können Folgeprozesse zeitnah und flexibel bearbeiten. Dazu gehören zum Beispiel die Erfassung der Belege im Rechnungseingangs- oder -ausgangsbuch, das Führen des Kassenbuches oder die Lohndatenvorerfassung. Durch einen Buchungsassistenten können Sie, je nach vereinbartem Umfang, bereits Zahlungsvorschläge generieren oder den kompletten Beleg vorkontieren. Schauen Sie sich die Möglichkeiten im links stehenden Demo „DATEV Unternehmen-Online (Finanzbuchführung)“ an. Mit diesem System ist eine frei definierbare periodische Verbuchung möglich (sinnvoll: mindestens wöchentlich). Nach Verbuchung stehen Ihre Auswertungen innerhalb von zwei Stunden zur Verfügung. Für die Verbuchung von sozialen Einrichtungen gelten Besonderheiten (siehe Demo „DATEV-Lösungen für soziale Einrichtungen“). Einen weiteren Schritt in die Zukunft gehen wir mit dem ersetzenden Scannen.  Das links stehende Demo „Ersetzendes Scannen“ zeigt Ihnen, unter welchen Voraussetzungen Sie die Originalbelege nach dem Scannen vernichten können. Hierzu ist eine einmalige Dokumentation Ihrer Genehmigungs- und Belegabläufe notwendig. Auf Wunsch erstellen wir diese Verfahrensdokumentation für Sie.

Entscheidende Vorteile von Unternehmen-Online

  • Sie und wir verfügen stets über aktuelle Daten (gemeinsame Datenbasis).
  • Sie haben jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Daten (elektronisches Archiv).
  • Die Belege werden prüfungssicher gespeichert (Verknüpfung Buchung mit Beleg).
  • Belege verbleiben bei Ihnen im Unternehmen, kein aufwendiges Sortieren.
  • Auswertungen sind aktuell (Fälligkeitslisten, offene Posten-Listen, Mahnwesen, BWA, Liquidität).
  • Der Buchungsrhythmus kann frei bestimmt werden.
  • Zeitnahe steuerliche Belegprüfung.

Das System beinhaltet folgende Module: Digitales Belegwesen (Belegverwaltung Online), Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch, Kasse, Lohndatenvorerfassung, Bankverbindungen mit Zahlungsverkehr, Auswertungen Online sowie automatische Prüfung von signierten Belegen.

Wir bieten aber auch die herkömmlichen Alternativlösungen

  • Wir unterziehen die von Ihnen im Hause gebuchte Buchhaltung einem regelmäßigen Qualitäts-Check.
  • Wir coachen Ihre Buchhaltungsmitarbeiter, z. B. in Form einer „Praxis-Flatrate“.
  • Wir schalten uns mit der Fernbetreuung auf Ihren PC auf und bieten Hilfestellung durch die Mandanten-Fernbetreuung.
  • Ein Kanzleimitarbeiter bucht bei Ihnen im Hause.
  • Monatliche Papierbuchhaltung mit Pendelordner, d. h. wir digitalisieren Ihre Belege.
02 Anlagen

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist die geordnete Aufzeichnung Ihrer betrieblich genutzten Wirtschaftsgüter in einem Inventarverzeichnis. Dazu gehören alle Gegenstände, die Sie in Ihrem Praxisbetrieb nutzen und auch sog. immaterielle Wirtschaftsgüter, wie Lizenzen, Kaufpreis eines erworbenen Praxiswertes, Software usw.. Diese Wirtschaftsgüter werden monatlich abgeschrieben, d. h. der Anschaffungsaufwand wird auf den Zeitraum der Nutzung verteilt. Die Anlagenbuchhaltung hat die Aufgabe, diese Wertentwicklung zu verfolgen. Darüber hinaus werden damit auch folgende Bereiche abgedeckt:

  • Im Fall eines Schadens dient das Anlagenverzeichnis zur Dokumentation des Versicherungswertes.
  • Durch die aufgezeichneten Daten können Anschaffungen zeitlich und finanziell besser geplant werden.
  • Steuerliche und handelsrechtliche Abschreibungen können abweichen. Hier haben Sie die Möglichkeit beide Abschreibungsarten parallel zu entwickeln.
  • Die Aufzeichnung erleichtert externen Gutachtern die Bewertungen des materiellen Vermögens der Praxis.

 

03 Debitoren/Kreditoren

Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung

Diese Buchhaltung hat eine rein betriebswirtschaftliche Bedeutung. Als Debitoren bezeichnet man die Kunden bzw. Patienten, als Kreditoren die Lieferanten. Durch die Debitorenbuchhaltung können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Patienten bezahlt haben und welche nicht, wie hoch Ihre Außenstände sind und wann Rechnungen geschrieben und bezahlt wurden. Werden die Debitoren mit Anschrift und Zahlungsbedingungen gepflegt, wird das Mahnwesen ermöglicht und der Einzug von Forderungen per Lastschrift inkl. mehreren Mahnstufen sowie der Berechnung von Zinsen und Mahngebühren. Bei Ratenzahlungen können diese nachvollziehbar dokumentiert werden. Diese Buchhaltung hat auch den Zweck der Kontrolle, ob sämtliche Rechnungen geschrieben und eingegangen sind. Ein Kontrollmechanismus, der bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht vorhanden ist und schon so manchem Mediziner in Kooperationen Schwierigkeiten bereitet hat. Für die Kreditorenbuchhaltung gilt das gleiche wie für die Debitorenbuchhaltung, nur spiegelbildlich. Bei sorgfältiger Pflege der Lieferantendaten lassen sich die Überweisungen automatisiert und fälligkeitsbezogen erstellen und an die Bank mit wenigen Schritten übertragen. Das Unternehmen Online liefert dafür bereits alles mit, was benötigt wird. Mit dieser Buchhaltung haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre Verbindlichkeiten. Da sämtliche Buchungen im Rahmen von Unternehmen Online mit den Belegen verknüpft werden, lässt sich sofort die Rechnung zu einem Posten anzeigen und dokumentieren wann diese bezahlt wurden. Werden die Rechnungen systematisch erfasst, wird damit auch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung nachgewiesen und ist ein Kontrollmechanismus für den Zahlungsstrom.

04 Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist die elektronische Verbuchung der Gehaltsabrechnung in ihrer Buchführung. Dabei werden einzelnen Lohnarten bestimmte Konten in der Buchführung zugewiesen und die gesetzlichen Beitragsanteile und Steuern auf die richtigen Konten verbucht. Durch diese Verbuchung, die man „Bruttolohnverbuchung“ nennt, kann in der Buchführung kontrolliert werden, ob die in der Gehaltsabrechnung abgerechneten Beträge (Lohnsteuern, Sozialabgaben, Auszahlungsbeträge) auch so ausgezahlt bzw. abgebucht werden, wie sie abgerechnet wurden. Hinzu kommen auch noch die Erstattungen für Lohnfortzahlungen sowie die Überwachung von Sonderleistungen z. B. Sachbezüge, Tankgutscheine, Warengutscheine oder Aufmerksamkeiten. Bei mehreren Mitarbeitern verliert sich sehr schnell der Überblick, wenn dies nicht sauber aufgezeichnet wird. Bei ambulanten Pflegediensten ist eine genaue Kostenstellenrechnung notwendig um die Kosten von einzelnen Leistungen detailliert darstellen zu können. Hier lassen sich im Rahmen der Buchführung einzelnen Lohnarten bis auf Kostenträgerebene aufgliedern. Sämtliche Auswertungen werden zusätzlich im Unternehmen Online bereitgestellt.

05 Kostenrechnung

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Die Kosten-  und Leistungsrechnung ist die „Königin“ der Buchhaltung und ein wesentliches Instrument der Betriebswirtschaftslehre. Der Zweck der KLR ist die Kalkulation. Hier werden sämtlichen Geschäftsvorfällen zusätzlich zur Verbuchung, bestimmte Kostenstellen und Kostenträger zugewiesen, die bei jedem Geschäftsvorfall hinterlegt sind oder erfasst werden müssen. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung gibt es kaum gesetzliche Vorschriften, es sei denn wenn bestimmte Kalkulationen vorgeschrieben sind, wie zum Beispiel bei der Pflegesatzkalkulation. So können hier die Leistungen und Kostenträger frei definiert werden. Kosten können nach frei bestimmbaren Schlüsseln verteilt werden bzw. auf Kostenträger „umgelegt“ werden. Die Auswertung dieser Kostenstellen und Kostenträger ermöglicht präzise Aussagen, ob betriebliche Leistungsprozesse oder bestimmte Leistungsträger wirtschaftlich arbeiten. Es handelt sich um ein mächtiges Werkzeug, welches aber auch ein detailliertes betriebswirtschaftliches Grundwissen erfordert, die gewonnenen Erkenntnisse korrekt zu interpretieren. Die durch die KLR gewonnenen Erkenntnisse fließen unmittelbar in die Kalkulation ein. Wir haben Kosten- und Leistungsrechnungen vor allem bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Filialpraxen oder im Pflegebereich im Einsatz.